La guía definitiva para instructores de cómo ofrecer capacitación en línea

Con gran parte del mundo haciendo una transición hacia el trabajo remoto en vista de la situación actual de la COVID-19, se presentan algunos desafíos claros para los instructores que generalmente ofrecen seminarios de capacitación en persona. Ya hay muchas recomendaciones disponibles para los empleados que pasan a trabajar desde casa por primera vez, pero ¿qué sucede con los responsables de brindar capacitación?

Una vez más, hemos estado recopilando consejos de miembros del equipo de Totara que tienen experiencia en el aprendizaje en línea para ayudar a los instructores a que el cambio a la impartición digital sea lo más fácil posible. También hemos descrito algunas de las características más importantes que debes conocer sobre Totara Learn para facilitar tu transición a una oferta de aprendizaje en línea.

Familiarízate con la tecnología

Pocas cosas resultan más frustrantes para los usuarios en línea que intentar ver una sesión llena de errores y problemas técnicos.

Para los instructores, esto implica aprender a usar el programa de difusión web (ya sea Zoom, Google Hangouts, GoToWebinar u otro) antes de dictar tu primera sesión oficial. Esto puede ser tan simple como realizar una sesión de prueba con colegas y asegurarse de entender todos los controles. También puedes probar la experiencia del usuario con otro anfitrión para ver qué funciones tienen disponibles los usuarios, ya sea «levantar la mano» para hacer una pregunta, votar en encuestas o utilizar el chat.

También es esencial que tengas una conexión a Internet rápida y estable para evitar el congelamiento constante y problemas de audio o video. Consulta con tu departamento de TI para verificar que tu conexión sea lo suficientemente buena. Si no es así, es posible que tu organización esté dispuesta a pagar para mejorarla o podrías usar un hotspot móvil.

Finalmente, considera reunirte con los usuarios en los sistemas que ya estén usando. Think Learning ha elaborado un resumen útil que detalla cómo puedes integrar Totara Learn con MS Teams para aprovechar al máximo tu tecnología existente.

Invita a que se hagan preguntas de manera activa

La mayoría de los programas para dar seminarios web posibilitan que los instructores activen una función de chat, lo que permite a los usuarios hacer preguntas o aclarar dudas durante toda la sesión. Puedes elegir que las preguntas sean visibles solo para el instructor o para todos en el chat; cada opción presenta ventajas y desventajas, y la elección dependerá, en parte, de lo que estés enseñando exactamente.

Si haces que las preguntas sean visibles solo para ti como instructor, esto puede ayudar a que las personas se mantengan enfocadas y no se distraigan con el ruido constante del chat del seminario web. Si las haces visibles para todos los que estén en el chat, otros podrán contribuir sus propias ideas, y esto también ayudará a evitar las preguntas repetidas. De cualquier manera, debes aclarar con antelación si responderás las preguntas durante la sesión o al final de esta, e incluso puedes considerar reactivar el audio de los que tengan preguntas al final si crees que hará falta dialogar.

Por otro lado, si prefieres no habilitar el chat en vivo durante la sesión, debes proporcionar un lugar fuera del seminario web para plantear cualquier pregunta o analizar el contenido. Puede ser en un foro, en un canal dedicado del programa de chat de tu organización o en un grupo creado para la capacitación.  El «concepto de educación bancaria» de Paulo Freire destaca la importancia de la oportunidad de diálogo en el aprendizaje. En una conferencia en persona, los participantes pueden simplemente hacer preguntas en el momento, mientras que una transición a un entorno en línea exige que el instructor cree un espacio dedicado para permitir que los usuarios demuestren su  conocimiento en lugar de solo consumirlo. El marco conversacional de Laurillard explora el vínculo entre los instructores y los estudiantes, así como el papel que ambas partes tienen que desempeñar en el proceso del aprendizaje.

Básicamente, los videos o seminarios web unidireccionales no alcanzan; es esencial invitar a la discusión y la conversación para garantizar que se cumplan los objetivos de aprendizaje.

Elige el formato sabiamente

Diferentes instructores prefieren diferentes métodos de dictado de cursos presenciales, y esto sigue siendo igual para la impartición en línea.

Por ejemplo, algunos instructores crean presentaciones de diapositivas que pueden adaptarse al formato de seminario web muy fácilmente. Si este es tu método preferido, simplemente puede hablar mientras pasas las diapositivas como lo harías en el aula. Otro método es activar tu cámara y hablar directamente con los participantes para que puedan ver tus expresiones y gestos faciales. En un entorno académico, algunos disertantes enfocan la cámara a su pizarra para poder dibujar diagramas y escribir notas, una opción que puedes considerar.

Para grupos más pequeños y debates más interactivos, puede ser una buena idea invitar a todos a encender sus cámaras (si lo desean) para que se sienta más como una conversación cara a cara. Esto puede ayudar a crear un mejor flujo de discusión, pero ten en cuenta que funciona mejor en circunstancias muy específicas. A muchas personas no les gusta estar frente a una cámara y el video puede ocupar mucho ancho de banda, por lo que esta opción debe usarse de manera selectiva y, naturalmente, no con grupos grandes.

Ten en cuenta las zonas horarias

Si estás trabajando con usuarios distribuidos en distintas zonas horarias, puede ser difícil encontrar un horario que funcione para todos. Las tres oficinas principales de Totara se encuentran en Nueva Zelanda, el Reino Unido y la costa oeste de los EE. UU., ¡así que estamos acostumbrados a sortear los desafíos de las diferencias horarias!

Esto probablemente implica que no todos puedan asistir a una clase en línea en vivo, pero cuando esto ocurre los que miran la grabación más adelante no deberían sentir que se están perdiendo cosas. En Totara, a menudo cambiamos los horarios de las reuniones para asegurarnos de que todos tengan la oportunidad de participar en sesiones en vivo, y hacer llamadas ocasionales fuera del horario de trabajo normal (como temprano por la mañana o por la noche) puede ayudar a reunir grupos completos.

Tom Ireland, Líder del Equipo de Apoyo al Cliente de Totara, participó en un taller altMBA, que se realizó exclusivamente en línea. Hubo participantes de todas partes del mundo, por lo que los usuarios se dividieron en pequeñas cohortes y se les asignaron capacitadores en función de sus zonas horarias. Había un canal principal de Slack para todos, así como otros canales para temas específicos y, lo que es más importante, canales individuales para la zona horaria de cada cohorte.

Cómo gestionar evaluaciones y evidencia de capacitación

Dictar una capacitación en línea es una cosa, pero ¿cómo evalúas la comprensión del material por parte de los participantes?

Puedes pedir a los usuarios que entreguen una tarea o reflexión en línea. Con Totara Learn, los usuarios pueden cargar tareas y evidencia directamente dentro del sistema de gestión del aprendizaje para que cualquier documentación necesaria quede en su registro de aprendizaje.

Idealmente, tu sistema de gestión del aprendizaje también debería permitirte hacer un seguimiento y confirmar la asistencia al seminario. En Totara Learn, por ejemplo, los usuarios pueden registrarse para un evento en línea, y tú como instructor puedes confirmar que asistieron dentro del sistema, lo que te brinda una visión general clara de quiénes están comprometidos con la capacitación en línea. También es posible que, como continuación de los eventos en línea, desees realizar un breve cuestionario para verificar que los participantes comprendieron el material. En este caso, puedes invitar a quienes no lo aprueben a volver a ver la grabación de la sesión o indicarles posibles lecturas adicionales.

Más allá del seminario web

No todas las capacitaciones se adaptan bien al formato del seminario web, por lo que tal vez desees explorar otras opciones de aprendizaje en línea.

Parte de la capacitación puede convertirse en módulos de aprendizaje electrónico. Las herramientas de autor como thirst.io o Adapt, que es de uso gratuito, pueden utilizarse para generar un aprendizaje electrónico fácil de usar para crear e impartir rápidamente el contenido de la capacitación, que, por supuesto, puedes volver a revisar, reutilizar y actualizar más adelante.

También puedes considerar establecer actividades más colaborativas para fomentar el aprendizaje entre pares, como publicar en foros o en chats grupales. Si bien en este caso es posible que asignar tareas formales no funcione, puedes reconocer la participación y el compromiso a través de insignias o de un sistema de puntos, utilizando una herramienta como Motrain (por ejemplo, podrías requerir un cierto nivel de participación en el debate grupal para marcar la capacitación como completa). Esto también apoya la idea del brainwriting (en contraposición al brainstorming), lo que significa que todos pueden expresar su opinión sin la presión de gritar lo más fuerte posible para dominar la conversación y que se prioriza la calidad por encima de la cantidad de las ideas.

Consejos para tus herramientas

“Puedo decir honestamente que el programa altMBA fue el mejor al que he asistido. No solo por el contenido, sino por la forma en que se impartió. Fue mucho mejor que cualquier otra capacitación a la que haya ido. Demuestra que se pueden conseguir grandes resultados con solo algunas herramientas simples. En Totara hacemos cosas similares y ahora que se implementó el trabajo remoto podemos aprovecharlo (y parece que está funcionando)”.

– Tom Ireland, Líder del Equipo de Apoyo al Cliente, Totara

Después de la experiencia de Tom con su altMBA en línea, compartió algunos consejos sobre la tecnología que podrías querer usar:

• Un programa de chat como Slack o Mattermost es imprescindible para la colaboración (a)sincrónica. Se pueden utilizar múltiples canales para diferentes temas
• Un foro en línea como Discourse es excelente para el trabajo asincrónico y el debate
• Zoom es genial para la colaboración en línea porque permite conversar por video y compartir pantalla
• Las “cascadas de chat”, en las que la gente escribe sus respuestas y las envía al mismo tiempo en lugar de que solo una persona hable, son buenas para la interactividad y la participación
• ¡Silencia el micrófono cuando no estés hablando! Esto reduce el ruido de fondo y hace que la experiencia de aprendizaje en línea sea más agradable para todos
• Si los participantes tienen el video encendido, usa la vista de galería para poder ver los rostros de todos a la vez
• Usa buenos auriculares, micrófono y cámara web. ¡Hacen una diferencia enorme!
• Apaga la cámara si estás en movimiento. ¡No es agradable ver que la cabeza de alguien se balancea de un lado para otro cuando usa la cámara en dispositivos móviles!

En Totara, utilizamos foros internos divididos por temas, como marketing y diseño visual, además de otros dedicados a cada producto de Totara. Esta es una buena manera de garantizar que todos se mantengan informados, y podemos mencionar con @mention a nuestros colegas en las publicaciones para que vean los debates relevantes.

También usamos Mattermost como herramienta de chat, con una combinación de chats laborales (divididos por departamentos o proyectos) y chats sociales. Estos chats sociales son invaluables cuando todos trabajan de forma remota, ya que ayudan a mantener un sentido de camaradería en todo el grupo y a mejorar la moral. Como instructor que dirige el aprendizaje en línea, considera dar a los usuarios un espacio dedicado para conversar sobre la capacitación y conocerse.

Gestiona la capacitación en línea con Totara Learn

Si eres un instructor que está trasladando su capacitación a Internet, la gestión de seminarios es una parte esencial de Totara Learn. Puedes usar esto para administrar eventos en persona y en línea, al igual que para hacer un seguimiento de la asistencia, enviar recordatorios y compartir información sobre tus sesiones en línea.

También puedes ver un ejemplo de cómo funcionan los foros en la Totara Community. Como instructor, probablemente te sientas tentado a participar y responder cada pregunta que aparezca, pero es mejor resistir esta tentación y permitir que los usuarios aprendan de sus pares. Debes asumir el papel de moderador, ocuparte rápidamente del contenido inapropiado y responder a las preguntas solo cuando se te hagan directamente. Para conversaciones más informales, puedes crear una actividad de charlas que esté programada para ejecutarse en un momento determinado o siempre abierta en el caso de los chats.

Si deseas complementar tus seminarios en línea con actividades de aprendizaje adicionales, puedes agregar cursos de SCORM, cuestionarios o interoperabilidad entre herramientas de aprendizaje, así como cargar recursos útiles usando módulos de carpetas, archivos, páginas y URL. También puedes utilizar la funcionalidad de clases para estructuras de cursos de capacitación más complejas.

Si está pensando en hacer la transición a la capacitación en línea de forma permanente, podría ser un buen momento para considerar la posibilidad de configurar programas y certificaciones. Esto te dará la posibilidad de crear un paquete de cursos, incluidos seminarios en vivo en línea, contenido de aprendizaje electrónico, recursos y tareas para guiar a los usuarios a través del contenido de la capacitación. También puedes configurar notificaciones y recordatorios para los usuarios que necesiten un pequeño empujón para completar la capacitación cuando sea importante que finalicen a tiempo.