Con el RGPD listo para llegar a la UE el 25 de mayo de 2018, muchas organizaciones buscarán actualizar su software (incluidos sus sistemas de gestión del aprendizaje) para garantizar que sean compatibles con el cumplimiento de este reglamento. Pero incluso si estas nuevas regulaciones no te afectan a ti y a tus usuarios, existen muchos motivos por los que actualizar tu software de aprendizaje. La complejidad, el tiempo, el costo y los recursos necesarios para la actualización dependen de factores como si tu sitio ha sido personalizado o no, ya sea a través de plugins o cambios de código, o de si hay otras integraciones del sistema que mantener. Este artículo ofrece una guía paso a paso para garantizar que sigas las mejores prácticas la próxima vez que realices una actualización de un sistema de gestión del aprendizaje.
1. Identificar y darles participación a los interesados
Recuerda incluir tanto a las partes interesadas internas como externas. Estas incluyen a usuarios finales, capacitadores, desarrolladores de contenido, administradores, equipos de soporte y alojamiento, equipos de control de calidad y pruebas, propietarios de sistemas, proveedores externos y partners de servicio. Determina cómo interactúa cada grupo con el sistema, cómo los afectará una actualización y qué nivel de compromiso continuo podrían requerir.
2. Realizar una planificación de control de cambios
Además del trabajo técnico involucrado en la actualización de tu sistema, realizar un control de cambios efectivo será probablemente el mayor desafío relacionado con una actualización de software. Puede resultar difícil mantener un equilibrio entre comunicar y asesorar de manera adecuada y abrumar a las partes interesadas con detalles. Considera asignar un gerente de Control de Cambios dedicado al proceso e incluir el desarrollo de un plan de comunicación y (como mínimo) un plan de proyecto de alto nivel como entregables para esta función.
3. Realizar una revisión del sitio
Realizar una revisión del sitio implica tomar inventario de todas las personalizaciones dentro de este. Identifica todos los elementos desarrollados a medida y analiza las especificaciones y otra documentación relevante relacionada con este trabajo. Evalúa cada desarrollo con miras a la actualización o reimplementación. ¿Esta personalización es parte del sistema central o se ha desarrollado como un plugin? ¿Está disponible esta característica (o una muy similar) en la nueva versión del software? ¿Sigue estando vigente el desarrollo actual y sigue existiendo la necesidad comercial de esta característica? ¿Tu software está integrado con otros sistemas o aplicaciones?
4. Establecer requisitos de actualización
Según la revisión de tu sitio, ¿necesitas volver a desarrollar personalizaciones e integraciones o actualizar plugins hechos a medida? ¿Necesitas hacer una provisión para los datos históricos de esas personalizaciones? ¿Puedes actualizar a la última versión del software desde tu versión actual o necesitas actualizar a una versión más reciente primero? Verifica las especificaciones técnicas del nuevo software: ¿necesitas actualizar, instalar o comprar algo como parte de la actualización? ¿También necesitas (o deseas) actualizar tu tema/diseño o funcionará bien en la versión actualizada?
5. Hacer un plan de actualización
¿Quién realizará la actualización? ¿Qué debe actualizarse? ¿Qué se debe volver a desarrollar? ¿Hay algo que deba desarrollarse de cero? ¿Cómo se realizará la actualización? ¿El proveedor del software brinda asesoramiento para la actualización? ¿Qué recursos y cuánto tiempo, personal y presupuesto necesitas para el proceso de actualización?
6. Hacer un plan de implementación
¿Cuándo se realizará la actualización? ¿Habrá una interrupción del servicio? ¿Cuánto tiempo durará? ¿Qué tipo de mensaje debe transmitirse a las partes interesadas? ¿Cuál será el proceso de implementación? ¿Cuál es tu plan de restauración?
7. Crea una copia de seguridad de todo
Almacena la copia de seguridad en un lugar muy seguro y protegido. Haz otra copia de seguridad y guarda ese archivo en otro lugar seguro y protegido.
8. Ejecutar una actualización de prueba
La mejor manera de saber si surgirán problemas durante la actualización es intentar actualizar una copia del sitio en vivo. Esto te ayudará a identificar cualquier conflicto de código o base de datos y las áreas que requerirán trabajo adicional. Es importante asignarle suficiente tiempo a este paso e involucrar a las partes interesadas relevantes.
9. Actualizar un sitio de prueba
Una vez que esté completado el aspecto técnico de la actualización y se haya resuelto cualquier problema, es momento de trasladar una copia del sitio en vivo a un entorno de prueba o ensayo. Recuerda desactivar cualquier proceso de correo electrónico para que los usuarios no reciban mensajes como parte de las pruebas y asegúrate de que el sitio de ensayo solo esté disponible para usuarios autorizados.
10. Realizar las pruebas
Esto incluye pruebas funcionales, no funcionales y técnicas, garantía de calidad, integridad de datos, seguridad, rendimiento y pruebas de diseño/temas, incluidas las pruebas de navegadores y dispositivos. Para el proceso de prueba, es esencial tener un mecanismo compartido para identificar problemas y hacer un seguimiento de ellos. Los problemas deben describirse en detalle, tener un identificador único para fines de seguimiento, contar con un estado actual y estar a cargo de alguien hasta su completa resolución. También es importante asignar tiempo a las pruebas de aceptación del usuario y gestionar las expectativas en torno a esto. Si bien un sistema actualizado puede tener una funcionalidad correcta, es posible que no cumpla con todos los requisitos comerciales para los que se implementó.
11. Configuración
Una vez que tu sitio de prueba actualizado haya sido implementado y probado y los problemas resueltos, los administradores del sitio necesitarán algo de tiempo para garantizar que las nuevas características y funcionalidades introducidas en estas actualizaciones estén configuradas correctamente. Esto puede requerir activar o desactivar funciones o actualizar la configuración para que se adapte mejor a tus usuarios.
12. Preparar la documentación
Preparar archivos de ayuda o manuales de usuario, al igual que documentación técnica que detalle cualquier desarrollo personalizado o requisitos de implementación, es esencial para el éxito de tu actualización actual, así como de cualquier actualización futura. Aprovecha toda la documentación proporcionada por tu proveedor de software o tecnología y remarca las diferencias entre las versiones para destacar los cambios importantes en la nueva versión.
13. Proporcionar capacitación
Capacitar al personal indicado en el momento indicado no solo requiere recursos de capacitación adecuados, sino también una planificación adecuada. Los capacitadores y los usuarios deben estar disponibles al mismo tiempo, en un espacio apropiado. El volumen, el tipo y la duración de la capacitación dependerán de la funcionalidad orientada al usuario final y de los cambios de características dentro de tu software actualizado. Para obtener algunos consejos útiles sobre cómo seleccionar un proveedor de capacitación, consulta este artículo.
14. Preparar la infraestructura
Si tu actualización introduce una serie de cambios significativos o si estás programando la actualización del software junto con una nueva versión del sistema, deberás asegurarte de que tu configuración de alojamiento pueda hacer frente a un aumento en el acceso y la utilización, aunque solo sea por un período corto de tiempo.
15. Puesta en marcha
Tienes algunas alternativas en lo que respecta al lanzamiento, que incluyen un reemplazo completo o la ejecución del sistema antiguo y el actualizado en paralelo durante un tiempo. Consulta tu plan de implementación para asegurarte de que todos conozcan su función y sus responsabilidades para el lanzamiento.
16. Ofrecer apoyo
Probablemente habrá una mayor demanda inicial de recursos de soporte después de que se haya lanzado una actualización mientras los usuarios se familiarizan con el nuevo sistema. Es posible que se requieran cambios en el soporte continuo como resultado de las nuevas característica y funcionalidades del sistema o de los cambios en los procesos y políticas. Asegúrate de que el equipo de apoyo tenga suficiente documentación, capacitación y cobertura para satisfacer la demanda de cara al lanzamiento de la actualización. Para obtener algunos consejos útiles sobre cómo seleccionar un proveedor de soporte, consulta este artículo.
17. Realizar una revisión de la actualización
Es importante revisar el proyecto de actualización en retrospectiva para identificar qué funcionó bien y dónde se pueden realizar mejoras para la próxima vez que se requiera una actualización.
Si te estás preparando para actualizar tu sistema de gestión del aprendizaje de conformidad con el RGPD, no olvides descargar nuestra guía de RR. HH. para este reglamento, escrita en colaboración con Deloitte, aquí.
Este artículo apareció originalmente en el sitio web de eLearning Industry.
