{"id":68020,"date":"2022-11-24T21:29:10","date_gmt":"2022-11-24T21:29:10","guid":{"rendered":"https:\/\/totara.com\/customer-stories\/automatisierung-von-hr-daten-in-totara-integration-mit-powerbi-und-dem-nhs-esr\/"},"modified":"2026-06-12T15:24:03","modified_gmt":"2026-06-12T15:24:03","slug":"automatisierung-von-hr-daten-in-totara-integration-mit-powerbi-und-dem-nhs-esr","status":"publish","type":"customer-story","link":"https:\/\/totara.com\/de\/kunden\/automatisierung-von-hr-daten-in-totara-integration-mit-powerbi-und-dem-nhs-esr\/","title":{"rendered":"Automatisierte \u00dcbernahme von Personaldaten in Totara, Integration mit PowerBi und dem NHS ESR"},"content":{"rendered":"\n
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Diese Kundenreferenz wurde urspr\u00fcnglich von Chambury Learning bereitgestellt, das nun zu Think Learning geh\u00f6rt, nachdem <\/i>der \u00dcbernahme durch Totara im Jahr 2024<\/i><\/a> beider in Gro\u00dfbritannien ans\u00e4ssigen Partner.<\/i><\/p>\n

Der UCLH<\/strong> (University College London Hospitals NHS Foundation Trust) mit Sitz im Herzen von London ist einer der gr\u00f6\u00dften NHS-Trusts im Vereinigten K\u00f6nigreich und bietet erstklassige Akut- und Fachbehandlungen an.<\/p>\n

Unsere Mission ist es, eine erstklassige Patientenversorgung, eine hervorragende Ausbildung und Forschung auf Weltniveau zu gew\u00e4hrleisten.<\/strong><\/p>\n

In Zusammenarbeit mit dem University College London (UCL) sind wir eines der f\u00fcnf umfassenden biomedizinischen Forschungszentren des Landes. Wir sind Mitglied von UCL Partners, einem Zusammenschluss einiger der weltweit renommiertesten medizinischen Forschungszentren und Krankenh\u00e4user Gro\u00dfbritanniens. <\/p>\n

Die Herausforderung<\/h3>\n

UCLH stand vor der Herausforderung, die Benutzerdaten in Totara<\/a><\/strong> auf dem neuesten Stand zu halten, indem diese mit dem NHS ESR synchronisiert wurden. Diese Synchronisierung gew\u00e4hrleistet die Genauigkeit der Daten in Power BI, wodurch die Einhaltung der CSTF-Pflichtschulungen t\u00e4glich widergespiegelt wird. <\/p>\n

Der Prozess umfasste die manuelle Extraktion von Datens\u00e4tzen aus dem NHS ESR f\u00fcr 16.000 Mitarbeiter. Anschlie\u00dfend waren eine umfassende Datenbereinigung, Formatierung und manuelle \u00dcbertragungen in Totara erforderlich, was aufgrund des menschlichen Eingriffs ein hohes Fehlerrisiko mit sich brachte. <\/p>\n

Da man bei UCLH den Bedarf an effizienteren L\u00f6sungen erkannte, strebte man eine Integration von Totara in andere interne Systeme an. Damit sollte der Synchronisationsprozess automatisiert, der manuelle Aufwand reduziert und die Datengenauigkeit verbessert werden. <\/p>\n

Durch die Einf\u00fchrung eines integrierten Systems gew\u00e4hrleistet das UCLH einen nahtlosen Datenfluss zwischen ESR und Totara, was Echtzeit-Aktualisierungen der Personaldaten erm\u00f6glicht und eine genaue Berichterstattung \u00fcber die Einhaltung der CSTF-Schulungsvorschriften gew\u00e4hrleistet. Diese strategische Initiative verringert nicht nur das Fehlerrisiko, sondern optimiert auch die betriebliche Effizienz. <\/p>\n

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Die L\u00f6sung<\/h3>\n

Die Zusammenarbeit mit dem Workforce Intelligence-Team erm\u00f6glichte die Erstellung eines t\u00e4glichen SQL-Berichts, der in Verbindung mit anderen internen Datenquellen die vollst\u00e4ndige Automatisierung von Datenbereinigungsprozessen erm\u00f6glicht.<\/p>\n

Dieser Ansatz gew\u00e4hrleistet, dass die Daten so genau wie m\u00f6glich bleiben, wobei die Benutzerprofile mit Totara Audiences verkn\u00fcpft sind, um die zugewiesenen Schulungen auf der Grundlage des Core Skills Training Framework (CSTF) \u2013 einer verbindlichen Vorgabe im gesamten NHS \u2013 vollst\u00e4ndig abzubilden.<\/p>\n

Um den Upload des Berichts in Totara zu automatisieren, ging das UCLH eine Partnerschaft mit Think Learning<\/strong> ein und implementierte deren Plugin f\u00fcr den automatisierten HR-Import. Diese Integration erm\u00f6glichte eine nahtlose t\u00e4gliche Daten\u00fcbertragung und stellte sicher, dass die Mitarbeiterprofile in Totara kontinuierlich mit den neuesten und korrekten Informationen aus dem ESR aktualisiert wurden. <\/p>\n

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Durch diese Umsetzung entf\u00e4llt die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe, wodurch Fehler bei der Dateneingabe minimiert und die Genauigkeit gew\u00e4hrleistet werden. Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe und -korrektur wurde die Datenintegrit\u00e4t erheblich verbessert. Dadurch wurde zudem sichergestellt, dass die Ausz\u00fcge direkt auf die Trust-Quellen verweisen und somit die \u00dcbereinstimmung mit der Trust-Struktur und den Hierarchien gewahrt bleibt. <\/p>\n

Dies schafft eine zuverl\u00e4ssige Grundlage f\u00fcr die Entscheidungsfindung und die \u00dcberwachung der Einhaltung von Vorschriften.
\nDurch den Einsatz von Berichten konnte UCLH zuverl\u00e4ssig Daten generieren, die die Organisationshierarchie genau widerspiegeln, und so eine fundierte Entscheidungsfindung auf allen Ebenen der Organisation in Bezug auf Aus- und Weiterbildung erm\u00f6glichen.<\/p>\n

Dar\u00fcber hinaus hat das UCLH die bidirektionale automatisierte ESR-Schnittstelle von Think implementiert, die in direkter Zusammenarbeit mit dem NHS England entwickelt wurde und die \u00dcbertragung von CSTF-Daten (obligatorische Schulungen) f\u00fcr Mitarbeiter erm\u00f6glicht, die die Anforderungen bereits bei anderen NHS-Organisationen erf\u00fcllt haben. Dies verbessert die Genauigkeit und Vollst\u00e4ndigkeit der Schulungsunterlagen f\u00fcr Mitarbeiter in Totara weiter und stellt sicher, dass z. B. medizinisches Personal, das die Anforderungen bereits bei anderen NHS-Trusts erf\u00fcllt hat, seine Aufgaben wahrnehmen kann, ohne die Compliance-Schulung wiederholen zu m\u00fcssen, wodurch mehr Zeit f\u00fcr die Patienten bleibt. <\/p>\n

Durch den Einsatz integrierter L\u00f6sungen ist das UCLH in der Lage, Daten aus einer PostgreSQL-Replik-Datenbank, die parallel zu Totara betrieben wird, in das Datenberichtsystem Power BI zu exportieren. Dies erm\u00f6glicht F\u00fchrungskr\u00e4ften im gesamten Unternehmen den Zugriff auf aktuelle und pr\u00e4zise Daten, was eine fundierte Entscheidungsfindung unterst\u00fctzt und sicherstellt, dass gesetzliche Anforderungen effektiv erf\u00fcllt werden. <\/p>\n

Die Ergebnisse<\/h3>\n

Die Umsetzung war f\u00fcr das UCLH ein gro\u00dfer Erfolg. Totara wird nun t\u00e4glich mit aktuellen Benutzerdaten gepflegt, einschlie\u00dflich genau zugewiesener CSTF-Schulungsanforderungen, die auf die jeweiligen Rollen abgestimmt sind. Die F\u00fchrungskr\u00e4fte profitieren von einer genauen \u00dcbersicht \u00fcber ihre Teams, was eine effektive Ressourcenzuweisung erm\u00f6glicht. <\/p>\n

Die Automatisierung erm\u00f6glicht die t\u00e4gliche Erstellung neuer Benutzerkonten und erleichtert Onboarding-Prozesse<\/strong><\/a> , die bereits sechs Wochen vor dem Starttermin stattfinden, was die Effizienz steigert und den Verwaltungsaufwand verringert.<\/p>\n

Die M\u00f6glichkeit, Schulungen zu exportieren Schulungsdaten<\/a><\/strong> t\u00e4glich in Power BI zu exportieren, verschafft Entscheidungstr\u00e4gern umsetzbare Erkenntnisse. Der Echtzeit-Einblick in die Einhaltung von Schulungsvorschriften erm\u00f6glicht proaktive Ma\u00dfnahmen und stellt sicher, dass gesetzliche Anforderungen erf\u00fcllt werden. <\/p>\n

Die erfolgreiche Umsetzung dieser Prozesse f\u00fchrt zu einer deutlichen Verbesserung der Datengenauigkeit, der betrieblichen Effizienz und der Entscheidungsf\u00e4higkeit.<\/p>\n

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Durch die Einrichtung einer gemeinsamen Datenquelle konnten wichtige eindeutige Identifikatoren integriert werden, die den Abgleich der Benutzerdaten mit den zentralen Personaldaten erleichtern. Diese Funktion erm\u00f6glicht eine nahtlose \u00dcbertragung der Schulungsdaten vor dem Arbeitsantritt neuer Mitarbeiter, wodurch der Onboarding-Prozess optimiert und ein reibungsloser \u00dcbergang f\u00fcr neue Mitarbeiter gew\u00e4hrleistet wird. <\/p>\n

Diese Integration erwies sich insbesondere f\u00fcr Gruppen von medizinischem und zahnmedizinischem Personal als vorteilhaft, da diese h\u00e4ufig innerhalb des NHS wechseln. Durch den Abgleich der Benutzerdaten mit ESR stellt das UCLH sicher, dass diese Mitarbeiter keine Schulungen wiederholen m\u00fcssen, f\u00fcr die sie bereits zertifiziert sind. Damit wurde eine erhebliche Herausforderung bei der Optimierung der Einarbeitungsprozesse f\u00fcr medizinisches und zahnmedizinisches Personal bew\u00e4ltigt, was letztlich zu einer Verbesserung der Nutzererfahrung und einer Verringerung des Verwaltungsaufwands f\u00fchrte. <\/p>\n

Die Einf\u00fchrung automatisierter Prozesse hat zu erheblichen Zeitersparnissen und einer Steigerung der betrieblichen Effizienz gef\u00fchrt<\/strong>:<\/p>\n

Reduzierter Verwaltungsaufwand: Durch die Automatisierung entfallen manuelle Dateneingaben und Abgleichaufgaben weitgehend. Dadurch wurden administrative Ressourcen freigesetzt, sodass sich die Mitarbeiter auf strategischere Aufgaben konzentrieren k\u00f6nnen.
\nWegfall redundanter Schulungen: Neue Mitarbeiter, die bereits Schulungen bei anderen NHS-Organisationen absolviert haben, m\u00fcssen diese nicht mehr in der vorgeschriebenen H\u00e4ufigkeit wiederholen. Dies gew\u00e4hrleistet eine effizientere Einarbeitung und vermeidet unn\u00f6tige Doppelarbeit. <\/p>\n

Verbesserte Compliance-Berichterstattung: Durch die Automatisierung des Exports von Compliance-Daten in Power BI lassen sich Live-Berichts-Dashboards erstellen, was Zeit spart und zudem Echtzeit-Einblicke in die Compliance-Daten erm\u00f6glicht \u2013 f\u00fcr fundiertere Entscheidungen und proaktive Ma\u00dfnahmen.<\/p>\n

Insgesamt verdeutlichen diese Verbesserungen den tiefgreifenden Einfluss der Automatisierung auf die betriebliche Effizienz und das Compliance-Management am UCLH.<\/p>\n

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\u201eDie Automatisierung des Datenaustauschs mit unserem Learning Management System (LMS) hat dem UCLH und dem gesamten NHS zahlreiche Vorteile gebracht. Die Ma\u00dfnahme hat den Einarbeitungsprozess unserer Mitarbeiter unterst\u00fctzt und die Ausbildungserfahrung f\u00fcr das gesamte UCLH verbessert. Au\u00dferdem hat sie es unserem Ausbildungsteam erm\u00f6glicht, strategischer \u00fcber zuk\u00fcnftige LMS-Entwicklungen nachzudenken, wobei die Sicherheit von Patienten und Mitarbeitern stets im Mittelpunkt unseres Handelns steht.\u201c
\n<\/span><\/p>\n<\/blockquote>\n

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\n Matthew Nolan,<\/strong>\n
\n Leiter der Bildungsabteilung am UCLH <\/figcaption>\n <\/figure>\n <\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"featured_media":0,"template":"","tax\/tags":[574,626,559,576,557],"tax\/countries":[217],"tax\/sectors":[262],"org-size":[242],"tax\/solutions":[286],"tax\/topics":[],"tax\/industries":[],"class_list":["post-68020","customer-story","type-customer-story","status-publish","hentry"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/totara.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/customer-stories\/68020","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/totara.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/customer-stories"}],"about":[{"href":"https:\/\/totara.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/customer-story"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/totara.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=68020"}],"wp:term":[{"taxonomy":"tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/totara.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/tags?post=68020"},{"taxonomy":"country","embeddable":true,"href":"https:\/\/totara.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/countries?post=68020"},{"taxonomy":"sector","embeddable":true,"href":"https:\/\/totara.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/sectors?post=68020"},{"taxonomy":"org-size","embeddable":true,"href":"https:\/\/totara.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/org-size?post=68020"},{"taxonomy":"solution","embeddable":true,"href":"https:\/\/totara.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/solutions?post=68020"},{"taxonomy":"topic","embeddable":true,"href":"https:\/\/totara.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/topics?post=68020"},{"taxonomy":"industry-tax","embeddable":true,"href":"https:\/\/totara.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/industries?post=68020"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}