DB Lernwelt powered by Totara bricht Guinness-Weltrekord für Online-Schulungen

Die Deutsche Bahn AG ist das zweitgrößte Verkehrsunternehmen der Welt und der größte Bahnbetreiber und Infrastruktureigentümer in Europa, der als Mobilitäts- und Transportkonzern fungiert.
Die DB AG betreibt den größten Teil des deutschen Schienennetzes und des Bahnverkehrs und ist auch international im Transport- und Logistiksektor tätig.

Die Herausforderung:

Der DB-Konzern mit seinen mehr als 300.000 Mitarbeitern und rund 600 angeschlossenen Unternehmen ist mit unterschiedlichen Lernszenarien und -bedürfnissen in verschiedenen Zielgruppen, Unternehmensbereichen und Ländern konfrontiert.

Ziel war es, eine gemeinsame Plattform für alle Zielgruppen und Lernszenarien zu schaffen und gleichzeitig die einzelnen Lernbereiche administrativ zu trennen.
Das Lernen innerhalb des DB-Konzerns variiert je nach Zielgruppe, Unternehmensbereich und Land, was zu unterschiedlichen Bedürfnissen führt.
Zum Beispiel:

• Führungskräfte sollten die Möglichkeit haben, sich in Eigenregie auf die digitale Zukunft vorzubereiten.
• Obligatorische Schulungen und Zertifizierungen für Funktionen wie Zugführer oder Gleisbauer müssen auf der Plattform organisiert werden, wobei die erreichten Qualifikationen sicher dokumentiert werden.
• Es müssen sowohl Online- als auch Vor-Ort-Schulungen (virtuell oder persönlich) organisiert und durchgeführt werden.
• Unterschiedliche Anforderungen von verschiedenen Unternehmenseinheiten innerhalb des Konzerns, wie z.B. Genehmigungsprozesse und Benachrichtigungen, müssen berücksichtigt werden.
• Die Plattform sollte für Mitarbeiter, die weltweit für den DB-Konzern arbeiten, in mehreren Sprachen verfügbar sein.

Trotz all dieser Heterogenität war es das klare Ziel, eine Lösung auf der Grundlage einer gemeinsamen Plattform anzubieten.
Dabei mussten nicht nur die vielfältigen Anforderungen an eine Lernplattform berücksichtigt werden, sondern auch die Anforderungen des Datenschutzes mussten innerhalb des Konzerns konsequent umgesetzt werden.
Die einzelnen Bereiche müssen getrennt werden, was die Sichtbarkeit der Benutzer und ihrer Daten einschränkt, so dass die Verwaltungsrollen in ihrem jeweiligen Bereich nur Zugriff auf die Personen haben, die dem jeweiligen Bereich zugeordnet sind.

Die Lösung:

Um diese komplexen Anforderungen zu erfüllen, entschied sich die Deutsche Bahn für Totara Learn und vertraute dabei auf die Expertise von MM Learning Solutions als erfahrenem Totara-Partner, der sich auf komplexe Unternehmenslösungen spezialisiert hat.
Ausschlaggebend für die Entscheidung waren die solide Open-Source-Basis und das modulare System von Totara Learn, das die erforderliche Flexibilität bietet.
Totara war außerdem in der Lage, alle für den internationalen Einsatz erforderlichen Sprachen zu unterstützen.

Die Lösung mit dem Namen “DB Lernwelt” wurde von MM Learning Solutions in Zusammenarbeit mit anderen Partnern entwickelt, wobei MM Learning Solutions als Hauptpartner und Systemintegrator für die Integration und das Release-Management verantwortlich war.

Die Implementierung umfasste die Konfiguration von Totara-Standardmodulen für die gewünschten Lernszenarien (online und persönlich).
Für speziellere Anforderungen entwarfen und implementierten die Spezialisten von MM Learning Solutions individuelle Erweiterungen in Form von Plugins und integrierten diese in die Gesamtlösung, damit das System trotz der Individualisierungen releasefähig und zukunftssicher bleibt.

Eine besondere Herausforderung war dabei die Umsetzung der Datenschutzbestimmungen des DB-Konzerns und die damit verbundene vollständige administrative Trennung der einzelnen Geschäftsbereiche.

Auf der Grundlage der Totara-Standards und unter Verwendung zusätzlicher Plugins wurde eine erweiterte Trennungslogik erstellt, die dafür sorgt:

• Administratoren einer bestimmten Geschäftseinheit sehen nur die Benutzer im System, die organisatorisch ihrem eigenen Bereich zugeordnet sind oder
• Manager, die in Kursen eine Trainerrolle übernehmen und nur Mitglieder ihres eigenen Teams sehen können, usw.

Die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur, einschließlich des Imports von Benutzerdaten, der einmaligen Anmeldung und der Übertragung von Abschlussdaten in einzelne Mitarbeiterakten, wurde durch die offene Architektur von Totara erleichtert.

“Wir brauchten ein mandantenfähiges System, das die völlig unterschiedlichen Anforderungen unserer Einheiten abdeckt – in Deutschland und auch auf globaler Ebene. Und deshalb haben wir nach einer Lösung gesucht, die all diese unterschiedlichen Bedürfnisse und Anforderungen abdeckt. Dies ist ein großer Schritt für den DB-Konzern, da wir in der Vergangenheit nicht über eine solche Lösung verfügten. Damit war es möglich, eine Reihe von Geschäftsmodellen zu schaffen, die die Bedürfnisse und Anforderungen der einzelnen Unternehmen auf globaler Ebene abdecken.”

Christian Dorn, Bereichsleiter Produktion & DB Lernwelt, Deutsche Bahn

Ergebnisse:

DB Lernwelt ging im April 2018 online und wurde kontinuierlich erweitert.
Seit dem Start wurden nach und nach verschiedene Unternehmensbereiche in die Plattform integriert, mit dem Ziel, nach und nach alle Unternehmensbereiche einzubeziehen.

Seit dem Start sind die Nutzerzahlen kontinuierlich gestiegen.
Mitte 2020 nutzten mehr als 155.000 Personen die Plattform aktiv, und 2023 gibt es über 290.000 registrierte Nutzer, von denen mehr als 185.000 die Lösung regelmäßig und aktiv nutzen.
DB Lernwelt hat sich zur zentralen Schulungs- und Akademieplattform der Deutschen Bahn AG entwickelt, mit über 700.000 erfolgreichen jährlichen Kursabschlüssen im Jahr 2022.

Die Akzeptanz der Plattform zeigt sich in der Erlangung des ersten Guinness World Records Titels für die Deutsche Bahn AG: 3400 Teilnehmer haben innerhalb von 24 Stunden erfolgreich ein webbasiertes Training absolviert und damit den Rekord für “Most users to take an online diversity and inclusion webinar in 24 hours” aufgestellt.

Der Wandel in der Lernkultur innerhalb des DB-Konzerns ist seit der Einführung der DB Lernwelt spürbar.
Die Lernenden absolvieren nicht mehr nur ihre Pflichtschulung, sondern haben Zugang zu einem konzernweiten Angebot, das sie selbständig nutzen können.
Der Erfolg der Plattform unterstreicht den anhaltenden Wandel in der Art und Weise, wie das Lernen innerhalb des Unternehmens wahrgenommen und organisiert wird.

“Wir entwickeln das Verständnis für das Lernen und das, was Lernen ist, gemeinsam mit unseren Lernenden und auch innerhalb der Organisation ständig weiter. Was wir jetzt tun wollen, ist, weiter an diesem kontinuierlichen Wandel zu arbeiten, damit die Menschen motiviert sind, ihr Lernen selbst zu organisieren. Ein wichtiges Ziel ist es, die technischen Voraussetzungen der Lernenden weiter zu stärken, damit sie in Zukunft das volle Potenzial der verfügbaren digitalen Lernangebote ausschöpfen können. Wenn ich mir unsere Schulungsteilnehmer und Kunden anschaue, findet gerade ein echter Wandel statt und wird auch in Zukunft weitergehen.”

Christian Dorn, Bereichsleiter Produktion & DB Lernwelt, Deutsche Bahn