Choices Housing hat die Freiheit, Zeit, Geld und Ressourcen zu sparen

Choices ist eine führende gemeinnützige Pflegeorganisation mit Sitz in Newcastle-under-Lyme. Sie bietet eine Reihe von Pflege- und Unterstützungsdiensten an und hat sich auf die Pflege von Demenzkranken, die häusliche Betreuung von Menschen mit Lernschwierigkeiten, Seniorenwohneinrichtungen für Menschen über 55 Jahren und betreutes Wohnen für pflegebedürftige Menschen spezialisiert.

Die Herausforderung

Die Hauptanforderung von Choices war die Verwaltung der Mitarbeiterschulungsdaten und Compliance bezüglich ihres „Pflegezertifikats“. Das verwendete System beschränkte sich im Wesentlichen auf eine Datenbank mit Tabellenkalkulationen auf der Basis von Windows 98.Nur jeweils ein Mitglied des Schulungsteams konnte zur gleichen Zeit auf das System zugreifen und es gab keine Berichtsfunktion für die Teams. Berichte konnten nur von einzelnen Nutzern erstellt werden. Diese Berichte mussten dann zu einem Teambericht kombiniert werden.Weitere Probleme waren:

• Mögliche Doppelbuchung von Lernenden oder Schulungsräume
• Manuelle Erstellung und E-Mail-Versendung von 300 bis 500 Schulungszertifikaten pro Monat
• Manuelle Aktualisierung von Schulungsverzeichnissen und -protokolle
• Jedes Handout für einen Kurs wurde ausgedruckt und jedem einzelnen Lernenden ausgehändigt
• Die Erstellung und Überprüfung der monatlichen Berichte nahmen ca. drei Tage in Anspruch.

Kurz gesagt, das Schulungsmanagement war hochgradig manuell und barg ein hohes Fehlerrisiko.

Die Lösung

Totara erfüllte die Anforderungen von Choices auf verschiedenen Ebenen:

Schulungsteam

Für das Schulungsteam war Totara Learn ein echter Wendepunkt. Alle Mitglieder des Teams können jetzt gleichzeitig auf das System zugreifen, sodass jedes Teammitglied sofort Aktualisierungen vornehmen kann. Darüber hinaus ist die Plattform cloudbasiert, sodass die Mitglieder des Schulungsteams aus der Ferne arbeiten und dennoch gleichzeitig auf die Plattform zugreifen können. Durch Totara Learn erhielt das Team auch eine größere Kontrolle über die Compliance im gesamten Unternehmen. So kann viel schneller auf alle Problembereiche reagiert werden.

Aus der Perspektive der Zeitersparnis hat das Schulungsteam dank Totara mehr Zeit, sich auf die Art und Weise der Schulungsbereitstellung zu konzentrieren. Das Team erstellt und versendet nicht mehr jeden Monat manuell 300 bis 500 Zertifikate, denn diese werden automatisch über die Totara Plattform generiert. Auch die monatliche Berichterstellung wurde viel weniger zeitintensiv, da der „Messbericht“ über den integrierten Berichtsassistenten anstatt durch eine manuelle Kombination verschiedener Berichte erstellt wird.

Choices Housing hat eine interne Initiative namens „Digital 2020“ gestartet, in deren Rahmen jede Abteilung alle nur möglichen Schritte unternehmen muss, um bis Ende 2020 digital zu werden. Die Totara Plattform erfüllte diese Anforderungen auf einer Vielzahl von Ebenen:

• Schulungs-Mentoren können Lernenden jederzeit Fernunterstützung anbiete
• Für jeden Kurs stehen Online-Ressourcen zur Verfügung
• Es gibt die Möglichkeit, online „teilzunehmen“
• Das Pflegezertifikat wird elektronisch geliefert:
  • Erhalt von Einsendunge
  • Abgabe von Bewertungen und Feedback
  • Benachrichtigungen, wenn Aufgaben hochgeladen werde
  • Live-Berichterstellung

Manager und Lernende

Aus der Perspektive der Manager hat die Totara Plattform die Art und Weise verändert, wie sie mit den Schulungen ihrer Teams interagieren. Sie können jetzt die Schulungen ihrer Teams in Echtzeit sehen und mehr Verantwortung übernehmen. Manager können auf Anwesenheitsberichte, einschließlich der Gründe für Abwesenheit, zugreifen und „Daten für eine Neubuchung“ vorschlagen.

Die Lernenden haben den Wechsel zu Totara als enorm erfrischend empfunden. Sie haben nun Zugriff auf einen „Rezertifizierungsbereich“, der sie darüber informiert, wann Lerninhalte ablaufen und Auffrischungskurse gebucht werden müssen. Die Lernenden erhalten auch automatisierte Benachrichtigungen über ihre Buchungen, die sie daran erinnern, wann und wo sie an Schulungen teilnehmen müssen. Der Hauptvorteil der Totara Plattform ist der Online-Zugang zu allen Lernressourcen, wodurch sie sich besser an bisher Gelerntes erinnern können.

In Übereinstimmung mit der Digital 2020-Richtlinie von Choices Housing konnten die Lernenden nun den ersten „Nur-online“-Kurs der Organisation erleben, der dem Thema Cyber-Bewusstsein gewidmet ist.

Zukünftige Ziele

Choices Housing entschied sich beim Übergang zum digitalen Lernen für einen gestaffelten Ansatz. Für die Totara Plattform sind noch viele Aktivitäten in der Pipeline:

• Die Arbeitsmappen für Pflegezertifikate werden von umfangreichen 20-seitigen Dokumenten zu einem mobilfreundlichen „Quiz“ geändert
• Die Schulungsabteilung wird als erste Abteilung von Choices den Status „Digital 2020“ erreiche
• Alle Richtlinien werden in elektronische Dokumente umgewandelt, um ein „magazinartiges“ Layout zu erzielen:
  • Möglichkeit der Integration eines Multiple-Choice-Quiz anstelle einer einfachen Lesebestätigung am Ende
• Überlegungen, der LMS-Homepage einen Abschnitt „neueste Nachrichten“ hinzuzufüge

Einführung von Abzeichen und Auszeichnungen für Wettbewerbe zwischen den Diensten und Anerkennung von Erfolge

Die Ergebnisse

Die positiven Auswirkungen der Totara Plattform sind erstaunlich. Sie hat eine Vielzahl von Verbesserungen sowie Kosteneinsparungen und einen höheren Beitrag zum Umweltschutz ermöglicht.

Lernfreiheit

Vor der Einführung der Plattform wurden hohe Abwesenheitsraten bei den Präsenzschulungen verzeichnet – 594 Abwesenheiten zwischen Januar und September 2018. Im folgenden Jahr hat sich die Abwesenheitsrate dank der Totara Plattform um 64,64 % verringert und beträgt für den gleichen Zeitraum nun 210.

Auch die Flexibilität des Lernens wurde genutzt und resultierte in der Bereitstellung des allerersten „Nur-online“-Kurses von Choices Housing. So können die Lernenden einige der Lerninhalte zu einer ihnen genehmen Zeit bequem zu Hause durchgehen.

Freiheit zu spare

Seit der Einführung der Totara Plattform erzielte die Organisation zahlreiche Einsparungen:

Zeit

Durch die Einführung eines LMS wurde vieles effizienter, aber die Effizienz bei der Erstellung der monatlichen „Messberichte“ beeindruckt am meisten. Eine monatliche Aufgabe, die zuvor drei Tage in Anspruch nahm, kann jetzt an einem halben Tag abgeschlossen werden und erfordert83 % weniger Zeit.

Um diese Einsparung ins rechte Licht zu rücken – das Schulungsteam spart dadurch etwa 30 Tage an Arbeitszeit.

Koste

Wie bereits erwähnt, verzeichnete Choices Housing vor der Einführung der Plattform 594 Abwesenheiten bei Präsenzschulungen. Die Kosten für die erneute Durchführung der Kurse für abwesende Teilnehmer betrugen 20.716,87 £.

Nach der Einführung und Nutzung der Plattform ist die Anzahl der Abwesenheiten drastisch gesunken und beträgt nur noch 210. Die Kosten für die erneute Durchführung von Sitzungen für diese abwesenden Teilnehmer betrugen 8.547,75 £. Das bedeutet eine Kostenersparnis von 12.169,12 £, was einer Senkung um 59 % entspricht.

Umwelt

Aufgrund der Tatsache, dass die Kursressourcen jetzt online verfügbar sind, hat sich die notwendige Menge an gedruckten Dokumenten bei Choices Housing drastisch reduziert. Die folgenden Statistiken basieren auf 180 neuen Mitarbeitern bei Choices Housing:

„Ich kann Ihnen gar nicht sagen, wie viele positiven Auswirkungen das LMS für uns hat!Es hat Zeit eingespart, die zuvor an jedem Monatsende für das manuelle Erstellen von Berichten, für die Berechnung von Erfüllungsquoten und für die Überwachung von Neueinsteigern aufgewendet wurde. Jetzt sind die Berichte mit einem Klick fertig!Unsere Lernenden beteiligen sich aktiv am Prozess und übernehmen mehr Verantwortung für ihr eigenes Lernen. Der Zugang zu Handouts ist sehr hilfreich, insbesondere für Teilnehmer mit besonderen Lernbedürfnissen.Wir freuen uns sehr über Ihre Pläne, Richtlinien und Verfahren ins System aufzunehmen, denn das wird unsere Arbeit noch weiter rationalisieren.“